对于公关、媒体关系和品牌传播专业人士来说，努力获得媒体收入始终是首要任务。然而，根据最近的 《全球传播报告》，52% 的传播领导者强烈同意他们的工作变得越来越具有挑战性。尽管 58% 的领导者持积极态度，他们表示对自己与高管层的关系持乐观态度。
据 估计，公关专业人员的数量是记者的五倍 ，因此争夺记者注意力的竞争非常激烈。根据《2023 年媒体状况报告》，记者在资源减少的情况下努力满足工作需求，他们甚至没有时间审查宣传材料或与公关专业人员交流。那么，公关和传播专业人员可以做些什么，不仅可以吸引记者的注意力，还可以迈出建立长期互惠关系的关键第一步呢？
为了找到答案，我们直接去寻找来源： 《2023 年 媒体状况报告》现已进入第 14 个年头，我们请记者向我们讲述给他们留下了好或坏印象的传播专业人士，以便让公关和传播专业人士了解与记者合作时该做什么（以及应该避免什么）。
人际关系的价值
如果说有一件事最能引起记者的共鸣，那就是通讯专业人士花时间去了解他们、他们报道的内容以及他们认为最相关的内容。显而易见的是，精心打磨的个人宣传比大量发布新闻稿更有价值。以下是一些记者的回应，它们说明了这一观点：
“最近有一位通讯专业人士联系了我们，但她在邮件中表示，她已经做好了准备，明确提到了我们报道过的与她的客户相匹配的嘉宾/话题。” “当相关公关人员联系您并说‘我没有宣传材料，但我想确认一下我们的团队能在您需要时为您提供所需的东西’时，我会感到很开心。” “一位通讯专业人员最近通过我们的编辑日历预测了我们的需求，并提出了一个来自她的一家客户公司的文章主题。” “... 一个意外的推销引发了我即将发表的一个故事的相关想法，公关人员很快就去获取所需的信息和报价，以便我可以在最后一刻将它们添加到我现有的故事中。”
了解记者的受众
除了个人风格之外，媒体状况调查还显示，对记者 哥斯达黎加电子邮件列表 受众有深入了解的传播专业人士会产生积极影响。以下是围绕这一话题的讨论内容：
“当有人真正理解我所涵盖的内容并据此进行推销时，我感到很感动。” “这位公关人员了解我的受众。这就是我一直与她和她的公司联系的原因。” “他们了解我的品牌和我的受众。他们以前是广播员，所以知道需要什么，而且不会推销不相关的内容。[我们]建立了良好的关系。”
“这是我第一次收到来自一个我不认识或从未听说过的人的有用推介......我不得不问，‘你真的做了功课吗？你找到我了，而且还是真的有新闻？太棒了！’这很令人惊讶，因为这是我第一次收到来自一个我不认识的人的推介，他付出了如此多的努力来真正了解他们的产品对我的受众来说是否真的是新闻......”
及时提供专家、数据和多媒体
一份宣传稿或新闻稿本身可能可以传达出故事的初步要点，但记者们往往希望进一步探究故事。他们时间紧迫，有截止日期和空间要填补，因此任何能为他们提供额外帮助的公关专业人士都会受到青睐。正如以下来自《媒体现状》受访者的回答所示：
“公关人员向我推荐并安排了与专家的通话，然后允许我们两人单独联系，而不是坚持参加并主持会议。我很感激有机会与消息来源进行坦诚的一对一讨论。”
“公关专业人士在 10 分钟内就回复了我，并提供了评论和文章所需的所有信息。这让我感觉他们是一个值得信赖的联系人。” “我直接联系了这位公关专业人士，并建立了牢固的关系，因为我们双方都需要一些东西——我需要一批稳定的商业专家来报道当天的故事，而他们需要一个稳定的渠道来展示他们的信息和才华。” “他们快速高效地向我提供了我所需的所有资产（照片、报价）。”
留下不好印象的公关活动
公关失误可能包括无休止地发送电子邮件（四分之三的记者会屏蔽向他们发送不相关广告的媒体关系专业人员），也可能是收到“明显的点击诱饵”或“营销 术语”。 当被要求提供给人留下不好印象的具体策略示例时，一些最有说服力的回答包括：
“最近，两位不同的公关人员多次给我打电话和发电子邮件，尽管我们在第一次跟进时表示，如果我需要其他任何东西，我们会回复他们。我过去有很多类似的故事，令人难以置信，你不会相信它们！ “他们向我讲述了一些与我的市场/受众完全不相关的故事，然后不断向我询问。” “一个很大的缺点是，当我们同意他们在一小时内或在 EOD 之前回复我时，我直到第二天或更晚才收到他们的回复，那时我才打电话给他们，了解发生了什么事情，以及他们为什么迟迟没有提供信息。”
“一位传媒专业人士向我推销了一件作品，我没看过就接受了。当我收到它时，它并不像我所期望的那样——技术应用方面的细节不够，而且有很多额外的宏观评论。它给我留下了负面印象，因为它看起来不像我所承诺的那样。”
5 个关键要点
在媒体关系领域，关系是成功的关键——第一印象甚至在关系开始之前就可能决定关系的成败。上述陈述强调了留下积极的第一印象的重要性。利用这些战术要点来指导您未来的媒体推广策略：
做好应尽的调查： 了解您的联系人以及他们日常的工作方式、他们所负责的领域以及他们面临的挑战。管理好这种关系将有助于您获得更好的报道。
尊重他们的截止日期： 许多记者的时间和资源都很短缺，因此了解他们的截止日期并提供他们需要的信息将大大有助于建立信任。
兑现承诺：按照 承诺，按时提供采访、引言或数据，正如上文所说，这将确保你与记者的未来打下坚实的基础。